2. Vkládání a opravy dat

2.1 Vkládání dat

Zapisování údajů do tabulky je jednoduché. Buňku, do které chceme zadávat údaje, zvolíme za aktuální a začneme psát. Text, který zadáváme, vidíme jak v buňce, tak v editačním řádku. V buňce bliká textový kurzor (svislá čárka). V editačním řádku se objeví dvě nová tlačítka:   .

Je-li během vkládání údaje textový kurzor v buňce, nelze používat kurzorové klávesy. Pokud potřebujeme přesunout textový kurzor, musíme ho na požadované místo umístit kliknutím levého tlačítka myši. Pro mazání znaků můžeme použít obvyklé klávesy.

Vkládat data lze také tak, že po označení aktuální buňky, do které chceme zapisovat, klikneme myší na editační řádek. Tím je textový kurzor místo v buňce umístěn v editačním řádku. Vkládání údajů probíhá stejně, ale pro přesun textového kurzoru lze používat kurzorové klávesy.

Režim vkládání dat a přechod k pohybu po buňkách ukončíme buď potvrzením nebo zrušením vložených dat.
Jestliže chceme zrušit zadávání údajů, tj. ukončit psaní, aniž by se údaje vložily do buňky, stiskneme klávesu Esc nebo tlačítko  v editačním řádku.

Chceme-li řádně ukončit vkládání dat do buňky, máme více možností. Jednotlivé možnosti se liší v tom, která buňka se stane aktuální po skončení editace. Vzhledem k tomu, že data zadáváme z klávesnice, většinou také vkládání ukončíme z klávesnice. Způsob ukončení závisí na tom, zda se v daném okamžiku textový kurzor nachází v buňce či v editačním řádku. Máme tyto možnosti:

způsob ukončení	textový kurzor	posun aktuální buňky
klávesa Enter	v buňce nebo v editačním řádku
klávesa Tab
klávesa	v buňce
klávesa
klávesa
klávesa

Kliknutím myší na tlačítko  v editačním řádku ukončíme editační režim (tj. z buňky či editačního řádku zmizí textový kurzor a z editačního řádku tlačítka    ), ale buňka zůstane aktuální.

Vkládání dat můžeme ukončit také tak, že označíme myší novou aktuální buňku.

Oprava dat se provádí vždy v aktuální buňce. Je třeba se ujistit, že máme vybranou správnou buňku. Např. delší text může být viditelný přes několik buněk, ale je obsažen pouze v jedné. Je to zpravidla ta v níž text začíná. Jestliže chceme data v buňce opravovat, nikoli vkládat nová data, musíme být v editačním režimu. Editační režim vždy poskytuje editační řádek, v buňce se dostaneme do editačního režimu dvojitým kliknutím na buňku nebo pomocí klávesy F2. V editačním režimu můžeme i v buňce textový kurzor přesouvat kurzorovými klávesami a data v buňce editovat.
Opravu obsahu buňky buď potvrdíme tlačítkem nebo klávesou Enter nebo zrušíne tlačítkem nebo klávesou Esc.

Obsah aktuální buňky vymažeme stiskem klávesy Del. Chceme-li smazat více buněk najednou, označíme je nejprve jako oblast, a pak teprve stiskneme klávesu Del .

Poznámka:
V další kapitole se dovíme, že buňka má kromě obsahu i jiné vlastnosti (např. formát), ty se však klávesou Del neodstraní.

Každá buňka má následující vlastnosti: obsah, hodnotu a formát. Kromě toho lze ke každé buňce příkazem Vložit — Komentář, připojit vysvětlující text.
Obsahem buňky rozumíme to, co se do ní vloží. Hodnotou to, co vidíme v buňkách na obrazovce nebo na papíře a formát je předpis, který upraví obsah do požadovaného tvaru. Obsahem buňky mohou být údaje tří typů:

• textové konstanty
• číselné konstanty
• vzorce

Poznámka:
Datum a čas nepředstavují v Excelu zvláštní datové typy. Jedná se o číselné údaje, které jsou upraveny formátováním do podoby běžné pro zobrazování data a času.

Podle znaků, které jsou do buňky vloženy, Excel sám rozezná, zda jde o text nebo o číslo. Má-li být obsah považován za číselný údaj, nesmí buňka obsahovat jiné znaky než:

číslice, oddělovač řádů (tečka nebo čárka dle nastavení v operačním systému), +,–, e, E, %, znak měny (dle nastavení země v operačním systému).

Pokud buňka obsahuje jakýkoli jiný znak, je její obsah považován za textový. Pokud bychom chtěli vložit číslo, které má být považováno za text (např. rodné číslo), musíme před ně napsat apostrof (např. '6253121200).

Zadaný údaj je vždy obsahem jediné buňky, i když jeho délka přesahuje šířku buňky. Pokud se do buňky nevejde text, buď přesahuje do buňky vedlejší nebo je za ní skrytý, podle toho, zda vedlejší buňka je či není prázdná. Číselný obsah se nikdy nezkracuje, pokud nelze v buňce zobrazit číslo celé, je vyplněna znakem #. Pokud nemáme buňku předem naformátovanou, tj. vkládáme data v tzv. všeobecném formátu, snaží se Excel číslo zobrazit. Zobrazí ho třeba zokrouhlené nebo ve vědeckém formátu. To je např. číslo 2000 (=2*10³) ve vědeckém formátu je 2E+3. Zobrazení celého obsahu buňky nebo čísla s určitým počtem desetinných míst je věc vzhledová a upravíme ji formátováním.

Poznámka:
Pokud vkládáme data ve všeobecném formátu (přednastavené formátování), zarovnává Excel textový obsah k levému okraji buňky a číselný obsah k pravému okraji. To nám může sloužit jako kontrola správně vloženého obsahu.

Pro datum (a podobně pro čas) nepoužívá Excel žádný zvláštní datový typ. Datum patří mezi čísla, je to vlastně jakési pořadové číslo naformátované ve tvaru, jak jsme zvyklí zobrazovat datum. Proto musíme datum zadávat ve tvaru, který odpovídá nastavení formátu pro datum v systému Windows. Pokud datum zapíšeme špatně, Excel nepochopí, že jde o datum, tj. číslo, a považuje údaj za text. Tuto chybu snadno poznáme, pokud nemáme buňku předem naformátovanou, podle způsobu zarovnání. Pokud je datum správně vloženo, Excel je chápe jako číslo a zarovná je k pravému okraji buňky, pokud ne, považuje údaj za text a srovná je vlevo. Výhodou toho, že je datum považováno za číslo je to, že s ním lze provádět numerické operace. Způsob zarovnání lze samozdřejmě při úpravě vzhledu nastavit libovolně.

Jelikož vzorec stejně jako textová konstanta představuje posloupnost alfanumerických znaků, musí se zápis vzorce odlišit od zápisu textového obsahu, a to prvním znakem. Vzorec musí vždy začínatt znakem "=". V nižších verzích dokonce editační řádek obsahoval k tomu nachystané tlačítko. Ve verzi 2003 bylo toto tlačítko nahrazeno tlačítkem pro zadávání funkcí.Vzorec stejně jako v matematice je tvořen operandy a operátory. Jsou to:

Operátory:

unární –, %
matematické: +, –, /, *, ^ (umocněno)
relační: =, <>, <, >, < = , > =
řetězcové: &

Operandy:

číselné nebo textové konstanty
odkazy na buňky
funkce

Dále se ve vzorcích mohou vyskytnout závorky a to pro změnu priority při vyhodnocování operací nebo jako součást zápisu funkcí.

Příklady jednoduchých vzorců:

Jakmile ukončíme zápis vzorce, v buňce se objeví výsledná hodnota. Většinou je zobrazení nastaveno tak, že v buňkách vidíme výsledky vzorců, takže u buňky, která není aktuální, nepoznáme, zda hodnota, kterou vidíme, je konstanta nebo výsledek vzorce. Je-li buňka se vzorcem aktuální, pak vzorec vidíme v editačním řádku. Na kartě Zobrazení příkazu Nástroje — Možnosti lze zaškrtnout zobrazení vzorců. Pak je v buňce vidět vzorec, nikoli výsledná hodnota.

Pokud vzorec vložený do buňky není správný, v buňce se místo výsledku objeví chybové hlášení (např. #DIV/0! – dělení nulou, #VALUE! – nesprávný argument nebo operand ap.).

Zápis funkcí

Obecný zápis funkce má tvar: název_funkce(argument1; argument2;......; argumentN).

Argumentem funkce může být:

• konstanta (číselná, textová, logická),
• adresa buňky nebo oblasti
• název buňky nebo oblasti
• další (vnořená) funkce

Funkci, jejíž název i argumenty známe, do vzorce prostě napíšeme, např. zápisem =průměr(a1;b1;c1) se bude v buňce počítat průměr z obsahu buněk a1, b1 a c1. Co může být argumentem funkce a jejich počet, záleží na konkrétní funkci. Argumentem uvedené funkce průměr může být místo seznamu několika argumentů adresa souvislé oblasti nebo název úseků, takže předchozí zápis lze realizovat i jako =průměr(a1:c1)

Často neznáme přesně počet argumentů nebo název funkce a potřebujeme s jejím zápisem pomoci. Pak máme k dispozici Průvodce funkcí, který nám pomůže vyhledat správnou funkci a určit její argumenty. Spustíme ho stiskem tlačítka z panelu nástrojů nebo příkazem Vložit — Funkce... . V nižších verzích (před v. 2003) pokud jsme psali vzorec v editačním řádku, nebylo tlačítko na panelu nástrojů dostupné a bylo nutno rozvinout seznam naposledy použitých funkcí na začátku editačního řádku a z něj vybrat poslední položkou Další funkce... . Volbou této položky se otevírá okno Průvodce funkcí. Ve verzi 2003 je přístup k Průvodci funkce usnadněn tím, že tlačítko je přímo v editačním řádku (nahradilo tlačítko pro vkladání znaku =).

Průvodce funkcí nám nabídne abecední seznam všech funkcí, seznam desíti naposled použitých funkcí a několik tématických seznamů (matematické, informační, statistické, finanční, vyhledávací aj. funkce). Zvolíme nejprve vhodný seznam a pak konkrétní funkci. K představě o tom, co vybraná funkce dělá a jaké má parametry, slouží krátký popis pod výběrovým seznamem. Po výběru funkce tlačítkem určujeme postupně jednotlivé skutečné parametry. Jsou-li argumentem funkce adresy, nemusíme je psát, můžeme je ukázat přímo v tabulce (pokud nám při tom vadí dialogové okno pro zadávání argumentů, odsuneme ho). V políčku pro zadání argumentu pracujeme stejně jako v editačním řádku při zadávání vzorce. Jestliže argumentem jedné funkce je jiná funkce, můžeme ji vyvolat výběrem ze seznamu na začátku editačního řádku. Jak v Průvodci funkcí postupně definujeme argumenty, vytváří se automaticky zápis funkce v editačním řádku.

Obrázek 2.6.1: Okno Průvodce funkcí

Obrázek 2.6.2: Okno zadávání argumentů funkcí

Excel umožňuje rychlé a jednouché vyplnění části řádku nebo sloupce posloupností číselných či textových údajů. Způsob vkládání závisí na tom, o jakou konkrétní posloupnost jde. Obecně jsou možné dva způsoby vytváření posloupností:

• Automatické vyplňování
  Automatické vyplňování provádíme pouze pomocí myši. Za aktuální zvolíme buňku se základním údajem – prvním členem posloupnosti. Přesuneme kurzor myši na malý čtvereček v pravém dolním rohu aktuální buňky – tzv. vyplňovací úchyt. Kurzor myši se změní z  na +. Stiskneme levé tlačítko a táhneme přes buňky, které chceme vyplnit.
  Poznámka:
  Automatické vyplňování je zapnuto, je-li povolen přesun buněk na kartě Úpravy příkazu Nástroje — Možnosti. Standardně je zapnuto.
  
  
• Volbou vhodného příkazu z nabídky Úpravy — Vyplnit.
  I při tomto způsobu musíme nejprve vložit základní údaj. Pak označíme úsek sousedících buněk včetně buňky s prvním členem posloupnosti. Potom volíme vhodný příkaz z nabídky Úpravy — Vyplnit.

Některé posloupnosti lze vytvořit pouze automatickým vyplňováním, některé jen příkazem a pro některé jsou možné oba postupy.

Konstantní posloupnosti

Vyplnění řádkového nebo sloupcového úseku buněk jedním číslem, textem nebo vzorcem je vlastně nakopírování obsahu jedné buňky do několika sousedních buněk v témže řádku nebo sloupci. Provedeme to takto: Vybereme aktuální buňku a zapíšeme do ní údaj. Označíme oblast, kterou chceme vyplnit konstantní posloupností (včetně buňky s kopírovaným údajem). Pak volíme z hlavní nabídky Úpravy — Vyplnit a podle označeného úseku jeden ze směrů Dolů, Vpravo, Nahoru, Vlevo. Pro text neobsahující čísla, pro čísla (ale ne pro datum!) a pro vzorce lze kopírování do sousedních buněk udělat také automatickým vyplňováním.

Kalendářní posloupnosti

Rostoucí kalendářní posloupnost s krokem jeden den vložíme automatickým vyplňováním.

Posloupnosti s jiným krokem vytvoříme po vložení prvního data a označení úseku příkazem Řady... z nabídky Úpravy — Vyplnit. Krok kalendářních posloupností může být vztažen ke dni, měsíci nebo roku.

Číselné posloupnosti

Rostoucí číselnou posloupnost s krokem jedna vložíme automatickým vyplňováním. Při tažení vyplňovacího úchytu musíme mít stisknutou klávesu Ctrl. Aritmetickou posloupnost s jiným krokem než jedna můžeme vytvořit také automatickým vyplňováním, musíme však vložit a označit první dva členy posloupnosti, z nichž je krok zjištěn.

Jinak lze aritmetické posloupnosti stejně jako geometrické vkládat příkazem Řady ... z nabídky Úpravy — Vyplnit.

Textové posloupnosti obsahující čísla

Jde o posloupnosti typu č.1, č.2, č.3, ... nebo 1. řádek, 2. řádek, 3. řádek ... Lze je vložit pouze automatickým vyplňováním.

Pozn. Při automatickém vyplňování buněk může aplikace Excel vkládat současně přírůstky čtvrtletí a roků. Například:
1Č93, 2Č93, 3Č93, 4Č93, 1Č94, 2Č94, ...
1. čtv 93, 2. čtv 93, 3. čtv 93, 4. čtv 93, 1. čtv 94, 2. čtv 94, ...

Textové posloupnosti definované uživatelem

Tyto posloupnosti vkládáme automatickým vyplňováním. V Excelu jsou předdefinovány řady Pondělí, Úterý, ..., Leden, Únor, ... Novou vlastní textovou posloupnost si definujeme na kartě Vlastní seznamy příkazu Nástroje — Možnosti. A to buď přímo v tomto dialogovém okně nebo posloupnost vytvoříme v tabulce a pak ji do dialogového okna přeneseme stiskem tlačítka Importovat.

Obrázek 2.9: Dialogové okno pro definici vlastních seznamů

Procvičení dovedností získaných v kapitole

Zkuste vložit tabulku podle nasledujícího obrázku. Zatím se nezabývejte formátováním, to si můžete vyzkoušet po prostudování kapitoly 4, zde je použito pouze pro přehlednost. Nadpis tabulky je vložen v buňce A1.

Vytvořte nejprve záhlaví a první řádek tabulky. Pro vložení počtu odpracovaných hodin  vyberte oblast a vyzkoušejte zadávání vybrané oblasti. Datum a den zadejte jako posloupnosti. Nakonec doplňte vzorce.
Pak zkuste některé údaje opravit (přidat, smazat slovo, opravit překlep).